Octobre 2004 Version corrigée et adoptée par le Conseil exécutif lors de sa 105^e Session, le 2 octobre 2004, à Séoul (Corée)

Présents :
Jacques Perot (Président), Bernice Murphy, Yani Herreman (Vice-présidente), Camila González Gou (Trésorière), Pascal Makambila, Giovanni Pinna, Elisabet Olofsson, Martin Schaerer, Alissandra Cummins, Gary Edson (Membres), Manus Brinkman (Secrétaire général)

Invités occasionnels :
Ben Koevoets (Groupe de travail sur les Statuts)
Cary Karp (.museum, Musedoma)
Jack Dhennequin (Expert-comptable, Finances)
Membres du personnel de l'ICOM (démonstration du Répertoire des membres en ligne, session complète durant la matinée du 3 juin, présentation de la Liste rouge de l'ICOM.)

1. Base de données de l'ICOM
   Durant la présentation d'un programme permettant de mettre les informations relatives aux membres à la disposition des comités de l'ICOM, il est déclaré qu'en fait, le système actuellement utilisé pour la base de données de l'ICOM ne satisfait plus aux besoins croissants de l'Organisation. Il conviendrait d'envisager un nouveau système, mais cela n'ira pas sans d'importantes dépenses.
   Il est décidé d'entreprendre le développement d'une base de données de l'ICOM dans le cadre d'un projet spécial, en s'arrangeant pour que son financement extérieur devienne l'un des moyens d'assurer une source de revenus.
   La levée de fonds et le développement d'une nouvelle base de données constitueront une priorité du Plan stratégique de la prochaine période triennale. Il conviendra de solliciter l'avis de Comités internationaux tels que le CIDOC.
   
   
2. .museum/musedoma
   Il convient de porter une attention particulière au développement de noms de domaine internationalisés (IDN). Il sera nécessaire de prévoir une présentation lors d'une session d'information sur .museum à Séoul.
   L'ICOM va promouvoir la réalisation de nouveaux développements pour le nom de domaine .museum (IDN, par exemple) avec l'UNESCO. Après une première présentation, une autre sera organisée à l'intention d'un groupe plus large de représentants gouvernementaux. L'UNESCO pourrait devenir un important partenaire pour le développement de domaines culturels de premier niveau, à commencer par .museum.
   Une lettre visant à promouvoir .museum, signée du Président de l'ICOM, sera envoyée à divers ministères de l'Éducation, de la Communication et/ou de la Culture. Les Comités nationaux pourront servir à identifier les ministères qu'il convient de toucher.
   
   Il est décidé d'assurer le financement d'un emploi à mi-temps pour l'équipe Musedoma afin d'aider Cary Karp jusqu'au 31 décembre 2004. Cette décision entend montrer que l'ICOM reste foncièrement attaché au domaine .museum et ne le laissera pas se heurter à de graves difficultés à présent que le projet MusEnic est terminé et que les sommes allouées à son personnel (trois personnes) ne sont plus disponibles. Le montant total de cette dépense budgétaire supplémentaire pour 2004 avoisinera 25 000 euros. Giovanni Pinna vote contre cette proposition.
   
   
3. Langues
   Le rapport produit par le Groupe de travail sur les Langues est bien parvenu au Conseil exécutif, qui en a trouvé les recommandations très intéressantes et a exprimé sa satisfaction quant à la qualité du document. (Le rapport doit être publié sur le Web pour information). Toutefois, le Conseil exécutif rappelle que l'ICOM doit continuer d'examiner sérieusement les conséquences financières. Bien que trois langues officielles soient pratiquées au sein de l'ICOM, il ne sera pas toujours possible de tout traduire dans ces trois langues.
   Il convient de dresser la liste des documents qui exigent sans condition d'être traduits dans les trois langues officielles.
   
   
4. Politique
   Gary Edson présente un ensemble de dossiers sur les politiques et les procédures qui, selon lui, mérite d'être pris en considération pour le bon fonctionnement de l'ICOM. Au lieu d'un comité de programme, par exemple, Gary Edson propose un comité de planification triennale, qui suivrait le Plan stratégique dans un cadre axé sur les politiques. Estimant les propositions de Gary Edson très utiles, le Conseil exécutif suggère de les soumettre à un examen attentif lors de sa prochaine réunion et d'en débattre parallèlement aux changements proposés pour les Statuts. Ces politiques remplaceraient largement bon nombre des Règlements qui accompagnent les Statuts.
   
   
5. Comité du programme
   Pour la Conférence générale à venir, l'ICOM doit travailler avec un Comité du Programme. Ce comité, institué sous la direction de Yani Herreman, a établi un premier contact entre les membres. Il devrait commencer son travail bientôt. Certains membres expriment leur inquiétude concernant la brièveté des délais. Le Comité doit évaluer le Plan stratégique existant et aboutir à des propositions de révision visant à enrichir le Plan pour la période triennale à venir.
   Alissandra Cummins fait remarquer que la présidence de l'Association des musées des Caraïbes (MAC), l'un des membres du Comité du Programme, a changé. Cette personne sera invitée à participer au Comité du Programme.
   Yani Herreman demande si certains membres du Comité qui n'ont pas répondu pourraient être supprimés et remplacés par d'autres. Mais il est rétorqué que les petites équipes travaillent parfois plus efficacement. Finalement, aucune décision n'est prise concernant le remplacement de membres.
   Les membres du Comité du Programme qui se rendront à Séoul doivent se réunir sur place une journée avant la Conférence générale. S'il est nécessaire d'arriver la veille, les membres peuvent demander à l'ICOM de prendre en charge une nuit d'hôtel.
   Il est nécessaire de consulter le personnel du Secrétariat quant aux conséquences sur le Plan stratégique, tant durant les actuels débats que dans le cadre d'une éventuelle future procédure prévoyant un Comité de planification triennale.
   
   
6. Statuts
   Le Conseil exécutif exprime sa profonde satisfaction devant les travaux menés depuis de longs mois par le Groupe de travail chargé de réviser les Statuts de l'ICOM et d'apporter des amendements - travaux qui viennent compléter les suggestions du Groupe de travail de Réforme de la précédente période triennale, ainsi que les recommandations de réforme ratifiées à Barcelone, en 2001. Le Conseil exécutif reconnaît que les travaux particulièrement intéressants et complets réalisés par le Groupe sous la présidence de Ben Koevoets (auquel ont participé Don McMichael, Teresa Scheiner et Dominique Ferriot) ont permis d'analyser les difficultés, de proposer de précieux amendements et de faire progresser les travaux de réexamen des Statuts vers une nouvelle étape.
   Conscient à la fois de la complexité administrative et des difficultés juridiques inhérentes à toute révision des Statuts de l'ICOM, le Conseil exécutif décide, après discussion, qu'il est nécessaire de poursuivre les travaux de concertation et d'échanges consacrés à cette tâche. Il propose de présenter à l'Assemblée générale de Séoul, en octobre 2004, un PROJET de rapport sur les propositions de révision des Statuts. Il laisse aussi entrevoir l'intérêt de recourir à une possibilité offerte par les actuels Statuts : l'organisation d'une Assemblée générale extraordinaire en juin 2005 - au moment des réunions du Comité consultatif, du Conseil exécutif et autres à Paris, et donnant lieu à une assemblée constitutive de tous les organes composant l'ICOM - afin d'examiner et de mettre au vote un document sur les propositions de révision des Statuts de l'ICOM.
   Un groupe de travail issu du Conseil exécutif va poursuivre les travaux sur la révision des Statuts ; il se composera de Martin Schaerer, Bernice Murphy et Gary Edson. Ben Koevoets offre de les aider si nécessaire. Le Conseil exécutif lui est reconnaissant de cette offre.
   Les Statuts devant respecter le droit français, il sera nécessaire de faire appel à un avis juridique compétent dès qu'un premier projet sera prêt.
   
   Le Groupe de travail sur la révision des Statuts (Ben Koevoets, Don McMichael, Dominique Ferriot et Teresa Scheiner) est officiellement relevé de sa tâche.
   
   
7. Conférence générale
   Le Conseil exécutif écoute un rapport sur les progrès des préparatifs de la Conférence générale 2004, et demande à l'organisation coréenne de publier sur son site Web une version du programme en espagnol. Yani Herreman et Camila Gonzalez Gou offrent leur aide pour la traduction, déplorant que la version espagnole du programme ne soit pas encore prête.
   Une version préliminaire d'un nouveau manuel sur la Conférence générale, élaboré par Yani Herreman, Elisabeth Olofsson et Joëlle Thibet, est examinée. Le Conseil exécutif, estimant que le document constitue une ressource précieuse, suggère d'en faire une référence normative et un guide clair et précis, notamment en le complétant de graphiques et de calendriers. Il devra, en outre, s'enrichir d'une nouvelle section pour couvrir la période postérieure à la manifestation, ce qui a jusqu'alors fait défaut.
   En ce qui concerne la présentation, le Conseil exécutif recommande de mettre davantage l'accent sur l'ampleur du projet, ajoutant qu'une offre pour accueillir et organiser une conférence ne doit pas être prise à la légère. Pour l'ICOM, la Conférence générale est un événement majeur. Qu'elle soit organisée dans tel ou tel pays n'empêche pas qu'elle demeure une manifestation de l'ICOM.
   Un projet de calendrier et de budget est présenté. Une première version devrait être prête en 2005. La production du nouveau manuel devra faire partie du Plan stratégique et il conviendra de prendre les mesures budgétaires nécessaires pour que le manuel soit prêt avant la Conférence générale de Vienne. Pour l'année 2004, un montant supplémentaire de 2500 euros sera prélevé sur le budget.
   Le Conseil exécutif, approuvant la production du manuel, reporte à la prochaine réunion la décision concernant le budget alloué à l'ensemble du projet et il en recommande vivement l'approbation.
   
   Le Conseil exécutif demande des précisions sur la manière dont l'ICOM 2004 compte organiser le voyage de ses membres.
   
   
8. Object ID
   Le Conseil exécutif examine les droits de propriété de la norme Object ID. Il est informé sur l'offre faite par le J. Paul Getty Trust pour héberger Object ID avec l'ICOM. Il est également informé de la volonté de UNESCO d'héberger la norme Object ID. Le Conseil exécutif décide d'accepter l'offre de la fondation Getty, ainsi que sa proposition d'organiser une petite séance d'annonce officielle à Séoul. Le Conseil exécutif considère l'ICOM comme le choix le plus logique. Selon lui, l'UNESCO est une organisation gouvernementale de normalisation où l'ICOM gère une variété d'activités pratiques dans le domaine. Le Conseil souligne sa réelle volonté de coopérer étroitement avec l'UNESCO sur la question et demande au Secrétaire général de faire part à cette Organisation de la détermination de l'ICOM à poursuivre les activités promotionnelles proposées et le développement de documents pédagogiques.
   
   
9. Comités internationaux
   Martin Schaerer présente un résumé des recommandations du Groupe de travail sur les Comités internationaux et sur les Organisations affiliées. Le Groupe de travail souhaite que ces Comités gagnent en autonomie tout en conservant l'ICOM comme organisation solide.
   Le principe est que les Comités internationaux se restructurent en associations indépendantes soumises à la législation française. Ensuite, ils signeront un accord avec l'ICOM. Pour ce qui est de l'aspect financier, un compte devra être ouvert en France où tous les Comités internationaux possèdent leur propre sous-compte. Les recommandations sur les Comités internationaux seront portées à l'ordre du jour du prochain Comité consultatif à Séoul. Le Conseil exécutif, bien que favorable aux recommandations dans leur principe, juge toutefois préférable de commencer par une période triennale avec quelques comités intéressés en prévoyant des plages d'évaluation.
   Le Comité consultatif devra proposer au Conseil exécutif trois délégués pour participer au nouveau Comité permanent sur les Comités internationaux. En principe, les membres du Conseil exécutif ne doivent pas présider ce comité permanent (ni aucun autre).
   
   
10. Comités nationaux
    Le rapport et les recommandations du Groupe de travail sur les Comités nationaux et les Organisations régionales doivent également être portés à l'ordre du jour de la prochaine réunion du Comité consultatif, à Séoul.
    
    
    
11. Définition d'un musée
    Le Conseil exécutif souhaite poursuivre le débat sur la définition d'un musée, estimant le processus déjà bien entamé, tout en appelant à des propositions concrètes. Pour l'heure, il recommande de conserver plus ou moins l'ancienne définition, en ajoutant le terme " immatériel " à côté de " objets ".
    
    La phrase :
    " Outre les institutions désignées comme 'musées', sont admis comme répondant à cette définition : […] " doit être modifié ainsi : " Pourront être membres de l'ICOM les professionnels de musée travaillant dans les institutions suivantes […]. "
    
    
12. Secrétaire Général
    Le Président informe le Conseil exécutif que le Comité de Sélection du nouveau Secrétaire général a reçu une soixantaine de candidatures d'un peu partout dans le monde et qu'il en a retenu six. Il conseille finalement au Conseil exécutif d'inviter John Zvereff à prendre le poste. John Zvereff est un citoyen américain qui vit à Barcelone depuis 1980. Le Secrétaire général sera nommé de façon permanente, conformément à la législation française. Ce principe est en contradiction avec les Statuts de l'ICOM, où les nominations sont prévues pour une durée de trois ans, quoique reconductible. Les Statuts doivent être révisés sur ce point.
    Il conviendra de prévoir une période probatoire de six mois.
    La description du poste devra, elle aussi, faire l'objet d'une révision.
    Le nouveau Secrétaire général entrera en fonction le 1er novembre 2004.
    Il assistera à la rencontre de Séoul à titre d'invité, sans aucune responsabilité.
    
    
13. Iraq
    Après la présentation d'un rapport de Valérie Jullien sur une réunion d'Interpol à Amman, où a été examinée la situation de l'Irak, le Conseil exécutif suggère d'inviter les deux représentants irakiens qui participeront à la Conférence générale, afin de préparer une brève présentation sur le pays.
    
    
14. Membres d'honneur
    Le Conseil exécutif désigne deux membres méritants de l'ICOM pour le titre de membres d'honneur. Il conviendra de préparer une brève documentation sur ces deux personnes.
    Pour l'avenir, le Conseil exécutif souhaite qu'un cadre formel de nomination des membres d'honneur soit élaboré et mis à disposition des comités de l'ICOM.
    
    
15. AFRICOM
    Le Conseil exécutif approuve la demande faite par AFRICOM pour devenir organisation affiliée de l'ICOM.
    L'ICOM désignera un membre pour servir d'observateur au conseil d'administration d'AFRICOM.
    
    
16. Organisations affiliées
    Suite à une discussion sur le statut d'AFRICOM en tant qu'organisation affiliée, le Conseil exécutif souhaite examiner plus attentivement les obligations de ces organisations. Il est noté que l'ICOM doit faire de son mieux pour permettre aux organisations de devenir affiliées au lieu de leur rendre la tâche difficile.
    
    
17. Fondation de l'ICOM
    Le Conseil exécutif souhaite examiner de plus près le statut officiel de la Fondation de l'ICOM pour préserver les relations étroites et positives entre elle et l'ICOM.
    
    
18. Bureaux
    Le Conseil exécutif a visité deux espaces de bureaux : l'un sis au 26 rue François Bonvin, l'autre à la Maison des Frères Goncourt. Après examen approfondi, il a décidé d'opter pour la location des bureaux situés rue François Bonvin : d'une part, les risques financiers impliqués par la remise en état de la Maison des Frères Goncourt sont jugés trop élevés ; d'autre part, la Ville de Paris n'a pas fait de nouvelles propositions et le montant à investir dépasse les moyens de l'ICOM.
    Le Conseil exécutif se rend compte que la location d'un espace de bureaux rue François Bonvin pèsera lourd sur le budget à venir de l'ICOM. Toutefois, le Conseil exécutif juge inacceptable de laisser le Secrétariat dans la situation actuelle. En outre, cette occasion est à saisir car ces nouveaux locaux se trouvent tellement près de ceux de l'UNESCO qu'en fait, l'ICOM pourra aussi y conserver ses bureaux, ce qui permettrait d'accueillir correctement le personnel et les services aux deux endroits.
    Le Conseil exécutif recommande d'élaborer un programme d'allocation d'espace dans la perspective de l'occupation des nouveaux locaux.
    Le Président s'occupera de négocier les conditions de location.
    Il ajoute que la Direction des Musées de France a manifesté sa volonté d'augmenter d'une somme considérable sa contribution à l'ICOM pour l'année 2004.
    Le transfert des bureaux aura lieu au début du mois de septembre.
    
    Le Conseil exécutif estime qu'il sera nécessaire, à l'avenir, de continuer à rechercher d'autres opportunités d'occupation de bureaux à des conditions avantageuses.
    
    Jacques Perot se déclare disposé à aider le prochain Conseil exécutif, si celui-ci le juge utile, à trouver un espace de bureaux dans Paris.
    
    S'agissant du Centre d'information UNESCO/ICOM, il est décidé qu'il doit demeurer dans les locaux de l'UNESCO. Reste qu'à l'avenir, il conviendra de privilégier la numérisation de cette entité physique. Ce point sera toutefois laissé à l'examen du nouveau Conseil exécutif.
    
    Le Conseil exécutif enverra une lettre précise à l'UNESCO en ce qui concerne la question de la ventilation du sous-sol où sont entreposés les livres.
    
    
19. Plan stratégique et ressources humaines
    Le Plan stratégique révisé pour les années 2004-2007 et au-delà, qui doit être élaboré par le Comité du Programme, sera coordonné avec le Secrétariat afin d'en garantir la faisabilité. Le Secrétariat doit faire apparaître avec précision si les nouvelles tâches et activités sont en conformité avec ses ressources.
    
    Il est décidé de ne pas procéder maintenant à l'évaluation et à l'étude des tâches et des ressources du personnel, telles que présentées par Elisabeth Olofsson, mais la nécessité de cette étude est soulignée. L'étude doit être examinée par le nouveau Secrétaire général.
    
    
20. Budget triennal
    Le Bureau du Conseil exécutif examinera le budget triennal pour voir comment y apporter des aménagements, en tenant compte de la dépense supplémentaire (environ 110 000 euros par an) qu'occasionne la location de bureaux. L'objectif est d'obtenir un budget équilibré.
    Le Secrétariat préparera plusieurs options.
    
    
21. Comité des Affaires juridiques
    Le Conseil exécutif déplore que le Président du Comité des Affaires juridiques ait démissionné par manque de temps. Il est favorable à ce que Patrick Boylan assure l'intérim de la présidence et il étudiera avec lui la possibilité qu'il reste jusqu'au terme officiel du Comité.
    
    
22. Groupe de travail interculturel
    Le Président répondra à la demande faite par Amar Galla pour poursuivre les tâches du Groupe de travail interculturel avec un nouveau groupe de personnes.
    
    
23. Finances
    Le taux de change du dollar sera décidé annuellement.
    Étant donné le déficit réalisé en 2003 et celui prévu pour 2004, le budget triennal des années 2005, 2006 et 2007 doit impérativement être équilibré.
    Le Conseil exécutif propose de reconduire les services de l'auditeur Francois Bensa pour une nouvelle période. En outre, il choisira un second auditeur au cas où Francois Bensa serait dans l'incapacité de remplir ses fonctions pour raison de " force majeure ".
    
    
24. Code de déontologie
    Le Président informera Geoffrey Lewis que le Code de déontologie révisé a été reçu par Conseil exécutif. Celui-ci exprime sa grande satisfaction devant le travail réalisé et transmettra le texte révisé à l'Assemblée générale pour approbation. Le glossaire et certains éléments de la traduction en français font l'objet de quelques commentaires. Geoffrey Lewis sera informé de ces commentaires pour avis.
    
    
25. Comités nationaux
    Le Conseil exécutif indique qu'il lui faut recevoir les Statuts de tous les Comités nationaux.
    
    
26. Rapport du Service des Membres
    Présentation du Répertoire des membres en ligne :
    Eloisa Zell, Responsable du service des membres, fait un bref rappel historique de cette activité avant de présenter un prototype du Répertoire proposé comme outil de référence pour les responsables de l'ICOM ainsi que pour les présidents et secrétaires des Comités nationaux et internationaux. Ensuite, il est décidé de réfléchir aux conséquences budgétaires de cette activité de programme, en vue d'en faire un projet spécial qui serait financé par des fonds budgétaires supplémentaires. Il est également suggéré de transmettre cette activité de programme au Comité du Programme pour qu'elle soit incluse dans le prochain plan triennal.
    
    Comités nationaux :
    A la suite de la décision qu'il a prise en décembre 2003, le Conseil est informé que le Secrétariat a écrit directement aux membres appartenant aux Comités n'ayant pas encore réglé leurs cotisations annuelles d'adhésion pour 2003. Les pays concernés sont : le Bénin, la République démocratique du Congo, le Vietnam, la Mauritanie, le Laos, le Niger, la République centrafricaine et l'Ukraine. Parmi eux, seuls les membres des Comités nationaux du Laos, du Niger, de la République centrafricaine et de l'Ukraine n'ont pas répondu. Le Conseil décide de mettre ces quatre Comités nationaux sur la liste inactive ; leurs noms n'apparaîtront plus dans le Répertoire des Nouvelles de l'ICOM ni sur le site Web de l'Organisation. De surcroît, le Conseil décide que ces Comités ne seront pas autorisés à voter lors de la Conférence générale et de l'Assemblée générale à venir, à Séoul, à moins qu'ils ne règlent leur cotisation annuelle avant la Conférence.
    
    Subventions régulières aux membres :
    Le Conseil approuve une liste révisée des pays où les membres individuels de l'ICOM résidant pourront bénéficier d'une réduction de leurs cotisations annuelles d'adhésion. Pour être applicable à partir de 2005, la liste utilise les indicateurs de développement de la base de données de la Banque mondiale 2004 (13 avril 2004) comme référence pour identifier les pays jugés à faibles revenus (RNB égal ou inférieur à 735 dollars par habitant) et à moyens revenus (RNB compris entre 736 et 2935 dollars). Sont à supprimer de la liste actuelle des subventions les pays suivants : Lettonie, Lituanie et Belize. Sont à ajouter à partir de 2005 : le Timor-Leste, la Turquie, l'Afrique du Sud et le Brésil.
    
    Fonds ICOM :
    Le Conseil est informé que le Comité national français s'est engagé à apporter 500 Euros au Fonds. Lorsque cette somme sera perçue, le compte du Fonds s'élèvera à 3392.14Euros. Le Secrétariat attend une décision du nouveau bureau du Comité national italien concernant son aide financière en faveur du Comité national de Bosnie-Herzégovine.
    
    ICOM 2001 :
    Le Conseil est informé que, conformément à un protocole signé avec l'ICOM-Espagne concernant la dette de l'ICOM 2001, un second versement de 8420 Euros a été reçu par le Secrétariat.
    
    Cotisations d'adhésion pour 2005 :
    Une augmentation de 3 % est recommandée pour les cotisations annuelles d'adhésion de toutes les catégories de membres.